【コラム】福島章氏・・・元気共有会議2

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「会議の目的は明確か!?」
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前回のコラムでは会議のキックオフの方法についてお伝えしましたが
実際に試してみましたか?

今回のコラムでは、そもそも会議は何の為に行っているのか、会議の
本来の目的とは何か、について考えてみたいと思います。
最近参加された会議を思い出してみてください!
その会議の目的はなんでしたか? 明確でしたか?
もちろん1つの議題だけでない場合もあるでしょうが、その会議では
会議の目的を充分に達成できていましたか?
また、参加した出席者は、互いにその目的を共有し、意欲的に参加して
いたでしょうか?

なかなか全てに「YES」とはいかないものですよね!
実際、「そもそも何のための会議」といった部分が結構あやふやになって
しまっている企業は、決して少なくないですね。
そのため、借りていた会議室の終了の時刻がきたので
バタバタと荷物をまとめて。「後で電話するわ」なんて言って散会!
これでは、何のために集まっているのやら、、、もったいない限りですね。

私が以前コンサルティングをしていたある印刷会社さんでは、月に一度
開催される全員参加(15名程度)の営業会議がその状態にありました。
その会社の会議に初めて参加した時、状況は以下のような劣悪な状態でした
・アジェンダはない
・開始時間に遅れる人がばらばら
・顧客訪問で欠席する人間がいる
・主要な議題がなんだかが分からない
・上意下達の説明会議となっている
・・・などなど他多数

しかも、営業成績は徐々に下降していて、競合も激化しているという
状態にある会社の会議とは全く思えないような状態でした。
その後、現状を営業責任者にフィードバックしながら、会議改善の指導
を実施しました。
「そもそも月に一度の営業会議の目的とは何なのか?」
「我々にとってこの会議の位置づけはどんなものなのか?」
そして、この会社では当面の営業会議の目的を、若手営業マンの育成と
チーム営業力アップに置き、内容の全面見直しを図りました。
そして、アジェンダの発行による事前告知の徹底、時間設定(90分)
司会進行・議事録担当の設定、テーマ設定(営業進捗状況と課題の共有)、
など次々と会議充実のための見直しを行い、その3ヶ月後には、
緊張感の中にも、全員が積極的に参画・発言するとても素晴らしい会議へ
と大きく変貌を遂げていました。
自社の会議の進め方はホントに正しいのか?
宮中御前会議の様な会議になっていないか?
一方的な説明に終始するような時間価値の低い会議になっていないか?
みんなうつむいて、なんか雰囲気の悪い会議になっていないか?
・・・
ぜひ一度、会議の目的に立ち返り、会議の在り方を一度見直してみましょう!
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2010.04.01 | 情報オアシスお役立ちコラム

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